ペーパーロジックの"電子のハンコ"で完全テレワーク

ペーパーロジックの”電子のハンコ”で完全テレワーク

2020年4月23日 PR

「電子のハンコ」で出社要らずの完全なテレワークを実現

テレワークでは「紙とハンコ」からの脱却が必要

2020年春の新型コロナウイルス感染拡大に伴い、リモートワーク／テレワークの導入に踏み切る企業が一挙に増えた。「働き方改革」のさなか育児との両立など、労働環境変革の契機になるのではと期待を寄せる専門家も多い半面、管理部門では「紙とハンコのために出社しなければならない」、営業系の部門でも「週に一度は出社しないと業務が滞ってしまう」といった声が上がっている。

テレワークを実施したものの、書類に印鑑を押す作業のために出社しなくてはならない。従業員を在宅勤務としたのに、社長や管理者が押印のために出社する…という奇妙な現象が起きている。

ペーパーレス社会の必要性が叫ばれて久しく、メールやＰＤＦでＰＣやネットワークによる意思疎通や文書管理の仕組みは整ってきているのに、「承認（決裁）」の場面では再び紙による処理が求められる、なんとも皮肉な話だ。しかし、解決方法はすでに確立されているのだ。

「電子のハンコ」は実印と同等の法的効力

承認や決裁をペーパーレス化するなら、「電子のハンコ（電子証明書）」を使えばよい。電子のハンコで電子的に署名を行った場合、なりすまし排除･改ざん防止の観点で、技術的にはむしろ紙より安全性が高いといえる。

ただし、文書や契約書の電子保存には法令の要件があるので注意が必要だ。2005年に施行された「ｅ-文書法」や電子帳簿保存法などで文書の電子保存が可能となっているが、法的保存要件を満たさねばならない。

ただ電子署名を行うだけのサービスではなく、法的保存要件に対応しているサービスを選定する必要があるのには注意が必要だ。そこでいま注目を浴びているのが公認会計士、税理士や弁護士らの知見をフルに活かしたＩＴソリューションを開発するプロ集団、『ペーパーロジック』だ。

電子のハンコを利用し、経理･総務･法務の領域で、企業が法令で保管を義務づけられている紙書類を法的な要件を満たしたうえで完全にペーパーレス化できるクラウドサービス、ｐａｐｅｒｌｏｇｉｃ電子稟議／電子契約／電子書庫を開発。文字通り「紙とハンコからの脱却」が可能な理想のテレワーク環境を構築することが可能だ。

実績豊富なコンサルティング

ｐａｐｅｒｌｏｇｉｃでは、「電子のハンコ」とタイムスタンプの併用で、なりすましや文書の改ざんを防止。契約書、領収書、注文請書等では印紙税の削減も可能になるという。企業規模や業種業態に応じたペーパーレス化のコンサルティングも可能。導入時にはコストを抑えて最大限の効果を、本格展開時には内部統制･コンプライアンス強化も実現する。

費用は月額2万円からという低コストなのでまずは資料請求してみてはどうだろう。

＞Biz Life Style Pick up

テレワークの課題は1位「コミュニケーションの難しさ」、2位「ハンコが必要な決裁フロー」

「リモートワーク・テレワークの課題はどのようなものがあると感じていますか？」（n=111）と質問したところ、「対面よりコミュニケーションが難しい」が45.9%で最多、次いで「書類に勤務先のハンコを押印する必要があり上司の承認・決裁が取りにくい」が28.8%の順となった。（2020年3月ペーパーロジック調べ）

「電子のハンコ」とは？

企業代表者など契約書へ捺印する決裁権限者の「本人性を証明する」世界で一つしかない電子のデータ、それが電子のハンコ（PKI基盤に基づく電子証明書）、いわば電子化された実印なのだ。 ※PKIはPublic Key Infrastrucureの略

タイムスタンプとは？

公式な時刻認証局が時刻を証明するタイムスタンプを配信しており、PDFなどの電子データファイルへそのタイムスタンプを付けることができるという。タイムスタンプは、特許の先使用権を主張する際にも発明の事実を証明するために使われ始めている。税務（電子帳簿保存法）の保存要件として、認定事業者のタイムスタンプを利用することが義務付けられている。

無料ウェビナー開催中
「リモートワーク･テレワーク」をもっと便利に